Changer de logiciel pour son cabinet d’avocat(s) : un projet pluridisciplinaire qui ne s’improvise pas !
Dans le monde professionnel, les projets de changement de logiciel sont monnaie courante, mais leur réussite n’est jamais garantie.
Parmi ces projets, le changement de logiciel dans un cabinet d’avocats est une opération délicate qui nécessite une planification minutieuse et une gestion efficace, souvent sous-estimée. Les conseils qui vont suivre sont valable que l’on parle d’un logiciel métier ou non !
Dans cet article, nous explorerons d’abord huit stratégies essentielles pour mener à bien un tel projet, en mettant l’accent sur la nécessité d’une approche multidisciplinaire, de la communication transparente, de la formation adéquate et de la réévaluation des processus internes.
Ensuite nous ferons un panorama de quelques outils.
8 CLES POUR PRENDRE LES CHOSES DANS L’ORDRE :
Clé 1 : Rédiger un cahier des charges personnalisé pour changer de logiciel
L’une des premières étapes cruciales dans tout projet de changement de logiciel est l’établissement d’un cahier des charges détaillé. Plutôt que de se concentrer uniquement sur les caractéristiques techniques du logiciel, il est essentiel de partir des besoins réels des utilisateurs du cabinet, qu’il s’agisse d’avocats, d’assistants ou de comptables. La collecte d’informations sur les fonctions actuellement utilisées, les lacunes perçues et les aspirations futures permettra de définir des exigences précises pour le nouveau logiciel. En impliquant les membres de l’équipe dès cette phase initiale, vous favoriserez leur adhésion au projet et réduirez les risques de résistance au changement. Il n’est pas rare qu’un associé pense savoir comment son équipe travaille, la réalité est souvent différente.
Clé 2 : Constituer une équipe projet multidisciplinaire pour aller vers le succès
La réussite d’un projet de changement de logiciel dépend largement de la composition de l’équipe projet. Plutôt que de limiter la participation au seul associé en charge du sujet, ou aux experts en informatique, il est recommandé de constituer une équipe multidisciplinaire représentant différents métiers et niveaux hiérarchiques au sein du cabinet. Cette diversité permettra d’apporter des perspectives variées et de prendre en compte les besoins spécifiques de chaque équipe. En outre, l’inclusion de membres ayant des niveaux d’expérience différents contribuera à enrichir les discussions et à identifier des solutions novatrices.
Clé 3 : Gérer le changement au sein de l’équipe
Le changement est souvent source d’appréhension et de résistance au sein d’une organisation. Pour surmonter ces obstacles, il est essentiel de mettre en place une stratégie efficace de conduite du changement. En utilisant des outils tels que la courbe du changement, les gestionnaires peuvent anticiper les réactions des membres de l’équipe et adapter leurs stratégies en conséquence. Impliquer activement les employés dans le processus de changement, en reconnaissant leurs préoccupations et en valorisant leurs contributions, contribuera à créer un sentiment d’engagement et à favoriser l’acceptation du changement.
Clé 4 : Communiquer de manière transparente
La communication transparente est un élément clé pour assurer le succès d’un projet de changement de logiciel. Les membres de l’équipe doivent être informés régulièrement sur l’avancement du projet, les décisions prises et les impacts prévus sur leurs tâches quotidiennes. En favorisant un environnement ouvert et inclusif, les gestionnaires peuvent encourager les employés à exprimer leurs préoccupations et à partager leurs idées pour améliorer le processus de changement. Les canaux de communication doivent être variés et accessibles à tous les niveaux de l’organisation, permettant ainsi une diffusion efficace de l’information.
Clé 5 : Passez du temps au paramétrage
Passer du temps sur le paramétrage des fonctionnalités est crucial pour garantir que le système informatique du cabinet réponde parfaitement à ses besoins spécifiques. En effet, chaque cabinet a ses propres processus, flux de travail et exigences uniques. En conséquence, une configuration minutieuse et réfléchie est essentielle pour assurer une intégration harmonieuse des fonctionnalités dans l’environnement de travail existant. Cela permet d’optimiser l’efficacité opérationnelle en minimisant les frictions et les interruptions. De plus, un paramétrage bien pensé peut maximiser l’utilisation des fonctionnalités offertes par le système, offrant ainsi une valeur ajoutée significative en termes de productivité et de qualité des services. En investissant du temps dans le paramétrage initial, le cabinet s’assure également de tirer le meilleur parti de son investissement technologique à long terme, en évitant les ajustements et les révisions coûteux à l’avenir. En résumé, prendre le temps nécessaire pour personnaliser et adapter les fonctionnalités du système aux besoins spécifiques du cabinet est un investissement judicieux qui contribue à optimiser les performances et à assurer la réussite à long terme de l’entreprise.
Clé 6 : Former tous les membres du cabinet
La formation est une étape essentielle pour garantir une transition fluide vers le nouveau logiciel. Cependant, il ne suffit pas de dispenser une formation ponctuelle ; il est important d’adopter une approche continue qui permet aux utilisateurs de développer progressivement leurs compétences. Les sessions de formation initiales doivent être complétées par des opportunités d’apprentissage supplémentaires, telles que des séminaires en ligne, des tutoriels vidéo et des sessions de formation en personne. En encourageant l’apprentissage autonome et en fournissant un soutien continu, les gestionnaires peuvent s’assurer que les membres de l’équipe acquièrent les compétences nécessaires pour utiliser efficacement le nouveau logiciel.
Clé 7 : Accompagner les utilisateurs au démarrage
Les débuts d’un nouveau logiciel peuvent être difficiles pour les membres de l’équipe, qui peuvent se sentir dépassés par le changement. Pour atténuer ces difficultés, il est important d’offrir un soutien supplémentaire pendant la période de transition. Cela peut inclure des sessions de formation individuelles, un support technique dédié et des ressources en ligne accessibles à tout moment. En adoptant une approche proactive et empathique, les gestionnaires peuvent aider les employés à surmonter les obstacles initiaux et à s’adapter rapidement au nouveau système. Il est important de former au démarrage, mais n’hésitez pas également à refaire un passage, entre 10 et 30 jours après le démarrage par exemple.
Clé 8 : Réévaluer et optimiser les processus
Le changement de logiciel offre une occasion unique de réévaluer et d’optimiser les processus internes du cabinet. En collaborant avec les membres de l’équipe pour identifier les inefficacités et les points d’amélioration, les gestionnaires peuvent mettre en œuvre des changements positifs qui augmentent l’efficacité opérationnelle et améliorent la satisfaction des clients. Cela peut inclure la rationalisation des flux de travail, l’automatisation des tâches répétitives et l’adoption de meilleures pratiques en matière de gestion de l’information. En repensant les processus existants et en les alignant sur les fonctionnalités du nouveau logiciel, les cabinets d’avocats peuvent créer un environnement de travail plus efficace et compétitif.
Changer de logiciel ok mais… quel logiciel pour mon cabinet ?
Logiciel métier : panorama
Il existe de nombreux logiciels pour avocats, qu’ils soient spécifiques à la profession ou non.
Voici un panorama de quelques uns, bien sûr la liste n’est pas exhaustive, on se contente d’en présenter quelques uns, dans la liste des logiciels spécifiques à la profession.
SECIB
Secib est un logiciel édité par la société SEPTEO, à Montpellier. Deux versions sont proposées : Secib Neo (version complète) et Secib Air (version allégée). Parmi les leaders du marché.
Logiciel Avocat et Solution de Gestion pour Cabinets d’Avocats | SECIB
JARVIS LEGAL
Jarvis Legal est un logiciel métier qui met l’utilisation de l’IA en avant, au travers de son outil Toni
A propos de Jarvis Legal (jarvis-legal.com)
DIAPAZ
Diapaz de la maison Xelya, comme Anomia d’ailleurs. Ils offrent un logiciel mais aussi de la téléphonie ou d’autres fonctionnalités en lien avec le système d’information
APPLICAB
Un peu différent des premiers logiciels cités, Applicab a été créé par une avocate, Ganaelle Soussens. Elle a commencé par créer le logiciel pour elle, avant de le proposer pour ses confrères et consoeurs.
L’objectif de ce logiciel ? Notamment faciliter les étapes de suivi d’un dossier et la relation client.
AppliCab Avocats – Réinventer la relation avocat – client (applicab-avocats.com)
D’autres outils seront ajoutés prochainement
Et les logiciels non avocat ?
Effectivement c’est une vraie question à se poser ! Il existe de nombreux logiciels qui peuvent convenir à un cabinet. La vraie question en fait c’est de déterminer ce dont vous avez besoin, quels sont vos usages… en fonction de ça de premiers choix pourront s’opérer.
Et Facilaw dans tout ça ?
Choisir un logiciel est un choix très impactant pour un cabinet. Les erreurs peuvent coûter très cher !!
Chez Facilaw on teste de nombreux logiciels, on accompagne les cabinets à trouver LE logiciel qui conviendra, et ça ne sera peut-être pas le même logiciel que le cabinet voisin, car chaque cabinet est différent.
Etant précisé que nous ne faisons pas d’apport d’affaire, seul l’intérêt du client compte, cela peut faire toute la différence.
Si vous vous sentez perdus devant toutes ces questions à vous poser, sachant bien sûr qu’il y a d’autres points à évoquer, parlons en ! Le premier rdv est offert.
Pour conclure
En conclusion, le changement de logiciel dans un cabinet d’avocats est un processus complexe qui exige une planification minutieuse, une gestion efficace et une communication transparente. En suivant les points clés présentés dans cet article, les cabinets d’avocats peuvent maximiser leurs chances de réussite et tirer pleinement parti des avantages offerts par un nouveau logiciel. C’est un investissement en temps et en argent, alors évitez vous d’avoir une solution que vous aurez envie de mettre à la poubelle dans quelques moins ! En mettant l’accent sur une approche multidisciplinaire, une communication ouverte et une formation continue, les gestionnaires peuvent créer un environnement propice à l’innovation, à la croissance et à la réussite à long terme. Pour ne pas vous retrouver coincés pendant 5 ou 10 ans avec le mauvais logiciel, investissez du temps sur le sujet !