Gérer l’information en cabinet d’avocat : Optimisez votre productivité et prévenez l’amnésie numérique.
Introduction : Connaissez-vous l’effet Google et l’amnésie numérique ? Dans notre monde numérique, il est facile d’oublier les informations disponibles en ligne.
De même, la mutualisation des connaissances en cabinet d’avocat est essentielle pour une productivité optimale.
Dans cet article, nous explorerons l’importance de gérer efficacement l’information en cabinet et partagerons des stratégies pour stocker, organiser et accéder facilement aux informations numériques.
Pourquoi ? pour éviter les effets souvent constatés :
- « hey xx as tu déjà fait »
- refaire plusieurs fois la même recherche, etc.
Comprendre l’effet Google et l’amnésie numérique
L’effet Google, également connu sous le nom d’amnésie numérique, se manifeste par notre tendance à oublier des informations facilement accessibles en ligne ou en informatique. Nous ne nous souvenons plus des numéros de téléphone que nous avions autrefois mémorisés. Cette tendance à oublier des informations s’applique également aux données stockées numériquement. Dans un contexte de surcharge d’informations, il devient crucial de mettre en place des stratégies efficaces pour prévenir cette amnésie numérique.
L’importance de la mutualisation des connaissances en cabinet d’avocat
La mutualisation des connaissances en cabinet d’avocat désigne la pratique consistant à partager les informations et les connaissances entre les membres de l’équipe. Cette approche favorise une collaboration plus efficace, capitalise sur la mémoire collective et évite les redondances inutiles. La gestion efficace de l’information devient ainsi un enjeu clé pour la performance du cabinet, tant au niveau individuel qu’en équipe.
Un exemple concret : si une personne de l’équipe revient de formation, prenez quelques instants pour partager les 3 infos essentielles à retenir. En effet dans le meilleur des cas on se contente souvent de stocker le support dans un dossier partagé, c’est bien mais il y a fort à parier que personne n’ira regarder s’il n’est pas “alerté” sur les infos clés.
Stratégies pour une gestion optimale de l’information
Pour optimiser la productivité et prévenir l’amnésie numérique, il est essentiel de mettre en place des stratégies de gestion de l’information. Voici quelques conseils pratiques :
- Stockage : Choisissez des solutions de stockage sécurisées et centralisées pour vos données, telles que des serveurs cloud ou des systèmes de gestion documentaire (GED). Assurez-vous de suivre une structure de classement claire pour faciliter la recherche ultérieure.
- Organisation : Établissez des conventions de nommage cohérentes pour vos fichiers et dossiers afin de les retrouver plus facilement. Faites en sortes que les dossiers et documents soient nommés de façon claire et homogène. Bref établissez un process.
- Accessibilité : Mettez en place des plateformes de partage de connaissances internes, cela peut prendre la forme d’un simple dossier partagé, avec des dossiers et sous dossiers par thèmes, pour favoriser la mutualisation des informations au sein du cabinet. Vous pouvez aussi encourager l’utilisation de moteurs de recherche internes pour une récupération rapide des données.
Conclusion :
Gérez efficacement l’information en cabinet pour optimiser votre productivité et prévenir l’amnésie numérique. La mutualisation des connaissances et la mise en place de stratégies de stockage, d’organisation et d’accès faciles sont essentielles pour éviter les redondances, capitaliser sur la mémoire collective et maintenir la performance.
Aujourd’hui le temps perdu à chercher une information est incroyable. Et c’est sans compter la perte de mémoire du cabinet lorsqu’un de ses membres vient à quitter la structure. Et si la mémoire était stockée au niveau du cabinet et non plus de façon individuelle sur chaque personne ?
