Politique de données personnelles

ARTICLE 1. OBJET

La politique énoncée ci-après s’applique aux traitements de données personnelles effectués par FACILAW, en tant que responsable des traitements.

FACILAW recueille, enregistre, conserve et communique les données personnelles des personnes physiques avec lesquelles elle est amenée à interagir dans le cadre de son activité, et notamment les prospects, clients et partenaires.

FACILAW, responsable de traitement, déclare qu’il effectue des traitements de données personnelles conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après désigné le RGPD) et à loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (modifiée).

Les coordonnées de FACILAW sont :

  • Téléphone : 06 64 79 76 85.
  • Mail : contact[at]facilaw.fr

Le détail complet des informations relatives à FACILAW est accessible dans ses Mentions légales.

ARTICLE 2. RÉFÉRENT À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Afin de garantir la conformité de ses pratiques à la Réglementation en vigueur, FACILAW a désigné un Référent à la protection des données personnelles (ci-après le « Référent »).

Le Référent est le point de contact privilégié des Personnes concernées avec FACILAW en matière de protection des données personnelles.

La Personne concernée peut prendre contact avec le Référent pour toutes questions relatives au traitement de ses données personnelles ainsi qu’à l’exercice de ses droits sur celles-ci.

RÉFÉRENT À LA PROTECTION DES DONNÉES : Anne-Hélène Hamonic, contact[at]facilaw.fr

ARTICLE 3. COLLECTE DE DONNÉES PERSONNELLES

Le terme « donnée personnelle » (ci-après la « donnée » ou les « données ») désigne toute information se rapportant à une personne physique et permettant de l’identifier, soit directement, soit indirectement.

Concrètement, il s’agit de son nom et prénom, mais également de ses adresse email, adresse IP, numéro de téléphone, adresse, données professionnelles et financières etc.

FACILAW collecte et traite des données personnelles pour remplir un objectif déterminé, explicite et légitime.

FACILAW veille toutefois à limiter la collecte de ces données à ce qui est strictement nécessaire au regard de l’objectif poursuivi.

Pour autant, si FACILAW invite les Personnes concernées à ne communiquer que les données personnelles qui sont strictement nécessaires au traitement de leur demande, elles restent libres de communiquer les données personnelles de leur choix.

Aussi, il ne saurait être reproché à FACILAW de collecter des données dont elle n’aurait pas demandé la communication.

Les données personnelles peuvent être collectées par FACILAW, selon les cas :

Directement auprès des Personnes concernées, que ce soit lors de rencontres professionnelles (salons, conférences, évènements), dans le cadre de rendez-vous physiques ou téléphoniques, ou encore via des échanges par mails ;

  • Sur internet, par l’intermédiaire du site de la Personne concernée ou de sites tiers (Linkedin, Infogreffe…) ;
  • Via des formulaires de collecte remplis par la Personne concernée, en particulier les éventuels formulaires sur le site Facilaw.fr ;
  • Lors de la conclusion ou la signature de devis ;
  • Par l’intermédiaire de ses clients et partenaires.

Il est précisé que certaines données doivent être obligatoirement communiquées, sans quoi FACILAW ne sera pas en mesure de traiter la demande de la Personne concernée.

Enfin, en tout état de cause et conformément à la Réglementation en vigueur, chaque traitement de données mis en œuvre par FACILAW a pour base juridique, un ou plusieurs des fondements suivants :

  • Le consentement de la Personne concernée ;
  • L’exécution d’une mission, suite à des mesures précontractuelles prises à la demande de la Personne concernée (ainsi par exemple un devis ou l’étude du dossier d’un candidat à un poste chez FACILAW) ;
  • Le respect d’une obligation légale imposant le traitement de données ;
  • L’intérêt légitime de FACILAW, en particulier en ce qui concerne l’amélioration de ses services.

FACILAW n’utilise pas ces messages ou données autrement que pour assurer le suivi des questions ou demandes enregistrées des utilisateurs. Vos données personnelles seront traitées et transmises conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).

 

ARTICLE 4. DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données collectées par FACILAW sont traitées en interne par la société.

FACILAW ne communique en aucun cas, ni ne vend, que ce soit à des fins de prospection commerciale ou autre, les données personnelles des Personnes concernées.

Aussi, les seuls destinataires extérieurs à FACILAW auxquels peuvent être communiquées les données des Personnes concernées, sont des prestataires de services de confiance, choisis par FACILAW, et qui traitent lesdites données spécifiquement au nom et pour le compte de cette dernière.

À titre d’exemples, FACILAW peut être amenée à recourir aux prestataires suivants :

  • Des fournisseurs de services informatiques (boite mail, logiciel métier, solutions d’analyse d’audience, hébergement, maintenance des outils informatiques) ;
  • Des prestataires marketing (fournisseur d’une plateforme pour les communications électroniques) ;
  • Des prestataires de services autres (Tidio, Hubspot…) ;

FACILAW s’assure que tous les prestataires auxquels elle a recours présentent les garanties suffisantes en matière de protection des données, en particulier s’agissant de leur confidentialité et de leur sécurité.

Les données personnelles de la Personne concernée peuvent être transférées hors de l’Union européenne, à destination de pays tiers pour lesquels la Commission européenne n’a adopté aucune décision d’adéquation et cela même, en l’absence de garanties appropriées au sens de l’article 46 du RGPD (par exemple : dans le cadre d’une procédure d’opposition devant un office de propriété intellectuelle étranger).

De tels transferts sont toutefois justifiés, selon les cas, par :

Le consentement explicite de la Personne concernée laquelle a été informée des risques encourus pour ses données en l’absence de décision d’adéquation et de garanties appropriées ;

L’exécution d’un contrat entre la Personne concernée et FACILAW ;

La constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

ARTICLE 5. DURÉE DE CONSERVATION

FACILAW conserve les données des Personnes concernées pendant le seul temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi au moment de la collecte et dans le respect de la Réglementation en vigueur.

 

ARTICLE 6. DÉTAILS DES TRAITEMENTS

 

Objectifs du traitement
(finalités)
Personnes concernées Données collectées Origine de la collecte Base juridique Destinataires des données Durée de conservation des données
Envoi de communications commerciales (newsletter) Personnes inscrites via le formulaire en ligne Nom, prénom, société, Email Formulaire d’inscription en ligne Consentement FACILAW Jusqu’au retrait de son consentement par la personne concernée
Prospects ou Clients Relation commerciale Intérêt légitime de FACILAW (promotion de ses services) Jusqu’à opposition de la personne concernée
Chat sur le site internet Visiteurs du site Données de contact Directement auprès de la personne concernée Consentement FACILAW, via plateforme de chat Tidio 12 mois
Navigation sur le site internet Visiteurs du site Données de base Google Analytics Directement auprès de la personne concernée Consentement (bandeau Cookie) Facilaw par le biais de Google Analytics 14 mois (durée minimale Google Analytics)
Gestion de la liste d’opposition à la newsletter

Personnes inscrites via le formulaire en ligne

Clients, réseau

Email, opposition à l’envoi de la newsletter Directement auprès de la personne concernée Obligation légale FACILAW 5 ans à compter du retrait du consentement / de l’opposition
Établissement de devis Prospects

Données d’identification

Coordonnées

Données professionnelles

Objet de la demande

Cf Art. 3. 4 PPDP Exécution précontractuelle FACILAW et ses prestataires Prospects : 3 ans à compter du dernier contact
Clients Clients : le temps de la relation commerciale
Instruction et gestion de la demande du client
Instruction et gestion de la demande du client Clients

Données d’identification

Coordonnées

Données professionnelles

Objet de la demande

Cf Art. 3. 4 PPDP Exécution contractuelle FACILAW et ses prestataires

Fichier client : le temps de la relation commerciale

Données nécessaires à l’établissement de la preuve d’un droit / contrats : 5 ans

Autres (partenaires, etc.) Intérêt légitime de FACILAW
Anciens clients Intérêt légitime de FACILAW
Gestion des partenaires Partenaires

Données d’identification

Coordonnées

Données professionnelles

Cf Art. 3. 4 PPDP Exécution contractuelle FACILAW et ses prestataires

Fichier partenaire : le temps de la relation commerciale

Données nécessaires à l’établissement de la preuve d’un droit / contrats : 5 ans

Gestion de la facturation et des impayés

Clients

Partenaires

Données d’identification

Coordonnées

Données professionnelles

Données économiques et financières (RIP ou RIB, n° de chèque, données relatives au règlement des factures)

Cf Art. 3. 4 PPDP Exécution contractuelle FACILAW et ses prestataires

Données liées à la facturation : 10 ans

Comptabilité : 10 ans

Gestion des demandes d’exercice des droits des Personnes concernées Personnes physiques dont les données sont traitées par FACILAW (prospects, clients, candidats, partenaires)

Données d’identification

Coordonnées

Données liées à la demande

Directement auprès de la personne concernée, au moment de la demande Obligation légale FACILAW et ses prestataires 5 ans à compter de la demande (archivage intermédiaire en cas de litige)

 

ARTICLE 7. SÉCURITE DES DONNÉES PERSONNELLES

FACILAW met en place des mesures organisationnelles et techniques afin d’assurer la sécurité des données des Personnes concernées, en les protégeant notamment contre toute perte, altération, divulgation et contre tout accès non-autorisé.

 

ARTICLE 8. DROIT DES PERSONNES CONCERNÉES

Dans le respect de la Règlementation en vigueur, la Personne concernée dispose des droits suivants sur ses données :

Le droit de savoir si des données personnelles la concernant sont traitées par FACILAW et le cas échéant, le droit d’accéder à ces données, ainsi qu’à toute information y afférant ;

Le droit de demander la rectification de celles de ses données personnelles qui seraient erronées ;

Lorsque le traitement est fondé sur son consentement, le droit de retirer celui-ci à tout moment ; dans le cas contraire, le droit de s’opposer dans les conditions de l’article 21 du RGPD au traitement qu’elle n’a pas autorisé ;

Le droit de demander l’effacement des données traitées dans les conditions fixées à l’article 17 du RGPD (notamment en cas d’opposition au traitement de données) ;

Le droit à la limitation du traitement dans les conditions de l’article 18 du RGPD ;

Le droit de définir des directives définissant la manière dont elle entend que soient exercés ses droits sur ses données personnelles après son décès ;

Lorsque le traitement est fondé sur un contrat ou sur son consentement, le droit de recevoir les données personnelles qu’elle a fournies à FACILAW, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, notamment afin qu’elle puisse les transmettre à un autre responsable du traitement, voire le droit que FACILAW communique directement ses données au nouveau responsable ;

Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr/fr/plaintes), ainsi qu’un recours juridictionnel.

En cas de demande tenant à l’exercice de ses droits, la Personne concernée doit nécessairement justifier de son identité auprès de FACILAW.

Ainsi, en cas de doute raisonnable quant à l’identité de la Personne concernée et dans la mesure où celle-ci ne peut être vérifiée autrement, FACILAW peut requérir de la Personne concernée qu’elle lui présente une copie de sa pièce d’identité.

Pour plus d’informations sur ses droits, la Personne concernée peut consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles.

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