6 méthodes pour améliorer son efficacité en tant qu’avocat et bien gérer son temps : Kaizen, PDCA, QQOQPC, Kanban, 5 pourquoi, importance de bloquer des créneaux
Bref, six méthodes pour améliorer les problèmes d’organisation dans votre cabinet d’avocats au travers de conseils pratiques, pour simplifier votre quotidien, gérer votre temps et devenir plus efficaces !
Méthode Kaizen
Connaissez vous la méthode KAIZEN ?
« Kai » signifie changement, « Zen » signifie bon, meilleur.
Pour formuler autrement : comment s’améliorer un peu tous les jours, de façon continue. Il est plus aisé de faire un petit pas chaque jour qu’un grand pas une fois !
Les cabinets qui sont passés par une certification, Iso 9001 par exemple, reconnaîtront dans la démarche un certain nombre d’éléments connus.
L’idée est donc de décomposer un objectif ambitieux en petites tâches plus faciles à réaliser.
Quel que soit le niveau de notre organisation on peut toujours s’améliorer. L’idée est de remettre en question certaines pratiques.
Quelques pistes pour y parvenir
• Ne pas viser la perfection. Cet objectif serait impossible à atteindre. Prenons plutôt comme objectif « better a job done than a perfect job»
• Ne pas s’occuper des symptômes mais chercher la réelle cause des problèmes (La méthode des 5 pourquoi ci-dessous pourrait vous aider).
• Ne pas attendre que les choses empirent pour commencer à traiter. N’intervenez pas en mode pompier pour éteindre le feu.
• Embarquer les équipes dans la démarche, impliquer tout le monde, des associés aux assistant(e)s.
Méthode PDCA
• Plan pour planifier, analyser, chercher les causes.
• Do pour faire, on identifie des solutions et on les met en œuvre.
• Check on vérifie les résultats, on mesure et évalue.
• Act on ajuste… et on repart sur un autre cycle de PDCA.
Cela forme un cercle vertueux. Simple mais redoutable d’efficacité.
Une fois qu’un cycle est terminé ? on en démarre un nouveau !
Méthode des 5 pourquoi
L’idée consiste à poser 5 fois la question pourquoi, pour déterminer la cause réelle d’un problème.
Par exemple X s’est blessé en portant un dossier papier. En demandant 5 fois pourquoi on peut trouver la cause réelle, et ébaucher des solutions.
En d’autres termes cela reviendrait à :
1 – que se passe-t-il ?
2 – pourquoi cela est arrivé ?
3 – transformer la cause de la réponse deux en nouveau « pourquoi ? »
4 – renouveler l’étape 3 autant que nécessaire pour arriver à la cause réelle (cinq fois selon la règle).
5 – proposer des solutions.
Il faut veiller à rester factuel, ne pas faire de déduction ou supposition. Et enfin il faut rester centré sur des points que l’on peut contrôler.
Méthode QQOQCPC
On peut utiliser cette méthode pour de la résolution de problème, c’est une alternative aux « 5 Pourquoi » par exemple
Le principe est de poser plusieurs questions :
– Quoi : quoi, avec quoi, …
– Qui : qui, pour qui, avec qui, pour le compte de qui…
– Où : où, venant d’où…
– Quand : à partir de quand, jusqu’à, tous les…
– Comment : quelle méthode, de quelle façon, dans quelles conditions… mais aussi combien : combien de temps, combien d’argent…
– Pourquoi ou pour quoi : but, motif, objectif, cause…
Méthode Kanban
Le Kanban est une méthode de management visuel.
Cette méthode est souvent appliquée dans les sociétés informatiques qui font de l’agilité. Mais on peut facilement l’appliquer dans les cabinets d’avocats, pour le suivi des projets (interne, clients…) par exemple.
On peut le faire dans les locaux, physiquement sur un mur ou un tableau avec des post-it, ou bien via des outils numériques de type Trello (alternative qui peut être utile en cas de mobilité / télétravail par exemple).
L’idée est d’avoir plusieurs colonnes, par exemple quatre colonnes qui seraient
- A faire
- En cours
- Fait
- A vérifier.
Dans chaque colonne on va insérer une carte, souvent un post-it (physique ou virtuel), représentant la tâche à faire. Le déplacement dans le tableau correspond à son avancement.
L’objectif est simple : visualiser le flux de travail et son avancement. Mais aussi limiter les tâches en-cours, travailler de façon collaborative…
Pour un bon fonctionnement n’hésitez pas à déterminer, comme pour toute méthode, des règles communes (quand on déplace, qui fait quoi, qui anime, nombre maximum de de cartes…), éventuellement une légende.
L’importance de bloquer des créneaux
Enfin voici une méthode simple mais très efficace pour pouvoir progresser : bloquer des plages horaires dans l’agenda.
Si vous voulez « prendre le temps d’investir » dans vos méthodes et outils, ne vous laissez plus déborder, sanctuarisez un créneau horaire dans votre agenda pour travailler dessus.
En effet l’amélioration n’est pas une baguette magique, il faut INVESTIR du temps pour votre succès. Votre rentabilité future en dépend !
Vous pouvez retrouver toutes les lois de gestion du temps, et les conseils associés, dans notre guide pratique à télécharger gratuitement !!