Avocat : La gestion des e-mails pour une meilleure efficacité

Temps de lecture : 9 minutes

En tant qu’avocat, votre temps est précieux. découvrez comment vous pouvez optimiser la gestion des emails pour devenir efficace.

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E-mails pour les avocats : l’art de maîtriser sa boîte de réception

Vous jonglez entre différentes affaires, des rendez-vous clients et des échéances serrées. La dernière chose dont vous avez besoin est de passer des heures à gérer une boîte de réception surchargée d’e-mails.

Le fléau des e-mails

Ne vous êtes-vous jamais retrouvé dans l’une de ces situations ?

• Distraction permanente : Un nouveau message s’affiche, vous interrompez votre tâche en cours et perdez votre concentration.
• Inondation de messages : Vous recevez des dizaines d’e-mails par jour, dont beaucoup ne sont pas urgents ou importants.
• Perte de temps : Vous passez un temps fou à trier, supprimer et répondre à des e-mails non pertinents.
• Nostalgie du papier : Vous vous dites parfois que c’était mieux avant les e-mails, lorsque tout était plus organisé et moins chaotique.

Je veux améliorer mon organisation

« ❌ 483 e-mails non lus… C’est tout le temps comme ça ! Impossible de tout traiter. Et si c’était mieux avant ? »❌

Et vous ? Vous en êtes où dans la gestion de vos e-mails ?

👉 Chez certaines personnes, la simple vue de leur messagerie remplie d’e-mails non lus constitue un stress important au quotidien.

👉 Chez d’autres, cela va même jusqu’à engendrer des ulcères 🤕 !

En tout cas pour beaucoup cela représente un temps passé considérable !

Voici donc quelques pistes de réflexion pour gagner en efficacité !

Le décalage temporel : un atout pour une communication efficace dans mon cabinet

Si l’e-mail permet une réception instantanée, il s’agit tout de même d’un moyen de communication à décalage temporel. Cela signifie qu’il n’a pas vocation à être lu dans l’immédiat.

Loin d’être un inconvénient, cette caractéristique offre de nombreux avantages :

• Moins intrusif : Contrairement au téléphone qui peut interrompre une tâche en cours, l’e-mail permet de contacter son interlocuteur sans le déranger.
• Communication plus maîtrisée: Le décalage temporel donne le temps de choisir ses mots et de formuler son message de manière claire et concise. Cela permet également de cacher son stress ou son agacement, favorisant une communication plus neutre et professionnelle.
• Gain de temps : L’e-mail permet de transmettre des informations à plusieurs destinataires en une seule fois, ce qui représente un gain de temps considérable.
• Traçabilité : Les e-mails sont conservés et peuvent être consultés à tout moment, ce qui facilite le suivi des échanges et la recherche d’informations.

Un outil indispensable pour les juristes

Pour un juriste, avocat dans le cas présent, l’e-mail est un outil indispensable qui répond parfaitement à son besoin d’efficacité temporelle. En effet, l’e-mail permet de :

• Communiquer rapidement et facilement avec ses clients, ses collègues et ses partenaires.
• Transmettre des informations complexes de manière claire et concise.
• S’assurer que le message a été reçu par le destinataire.
• Conserver un historique des échanges pour une meilleure traçabilité.
• Gérer plusieurs dossiers simultanément en organisant sa boîte de réception et en utilisant des outils d’automatisation.

Les différents types d’e-mails et leur impact sur notre productivité d’avocat

Nous avons vu que l’e-mail est un outil de communication puissant et versatile qui peut nous aider à gagner du temps et à améliorer notre productivité. Cependant, il est important de bien l’utiliser pour en tirer le maximum d’avantages.

Les différents types d’e-mails

Le premier pas pour bien utiliser l’e-mail est de comprendre les différents types d’e-mails qui existent. Voici quelques exemples :

• Informations générales: Ces e-mails sont envoyés à un grand nombre de personnes pour diffuser des informations, telles que des newsletters ou des annonces.
• Prescription: Ces e-mails sont utilisés pour donner des instructions ou des tâches à d’autres personnes.
• Coopération: Ces e-mails sont utilisés pour collaborer sur des projets ou des documents avec d’autres personnes.
• Coordination: Ces e-mails sont utilisés pour planifier des réunions ou des événements, ou pour suivre l’avancement des projets.
• Messages instantanés: Ces e-mails sont utilisés pour avoir des conversations rapides avec d’autres personnes, comme si vous utilisiez un logiciel de messagerie instantanée.
• Visibilité: Ces e-mails sont utilisés pour informer le supérieur hiérarchique du travail effectué.

Comment nos usages influencent les bénéfices du mail dans mon cabinet d’avocat

La façon dont nous utilisons les e-mails peut avoir un impact négatif sur leur efficacité. Par exemple, si nous envoyons trop d’e-mails d’informations générales, nos destinataires risquent d’être submergés et de ne pas lire les informations importantes. De même, si nous utilisons les e-mails comme des messages instantanés, nous risquons de perturber la concentration de nos collègues.

Conseils pour mieux utiliser les e-mails

Voici quelques conseils pour mieux utiliser les e-mails et en tirer le maximum d’avantages :

• Analysez vos usages: Prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous utilisez les e-mails et identifiez les types d’e-mails que vous envoyez le plus souvent.
• Réfléchissez avant d’envoyer un e-mail: Demandez-vous si un e-mail est vraiment le meilleur moyen de communiquer votre message. Pourriez-vous utiliser un autre moyen de communication, comme un appel téléphonique ou une réunion en personne ?
• Soyez concis et clair: Lorsque vous rédigez un e-mail, allez droit au but et soyez concis. Utilisez un langage clair et précis, et évitez les phrases superflues.
• Utilisez un objet précis: L’objet de votre e-mail doit être clair et précis, afin que vos destinataires sachent de quoi il s’agit avant même d’ouvrir l’e-mail.
• Évitez les pièces jointes volumineuses: Si vous devez envoyer une pièce jointe volumineuse, pensez à la compresser ou à la partager via un service de cloud computing.
• Désabonnez-vous des newsletters inutiles: Nous recevons tous des newsletters et des messages promotionnels qui encombrent notre boîte de réception. Prenez le temps de vous désabonner de ceux qui ne vous intéressent plus.

Les interruptions par les e-mails : un frein à la productivité de mon cabinet

Le nombre d’e-mails que nous recevons chaque jour ne cesse d’augmenter. Si cet outil peut être pratique pour communiquer rapidement, il peut également devenir une source de distraction majeure et nuire à notre productivité.

L’impact des interruptions sur la concentration

Lorsque nous sommes concentrés sur une tâche, la moindre interruption peut nous déstabiliser et nous faire perdre du temps. Il faut ensuite plusieurs minutes pour retrouver notre niveau de concentration optimal.

D’après des études, il faut environ 2 à 3 minutes pour retrouver un état de concentration optimal après une interruption. Cela signifie qu’en cas d’interruptions fréquentes, nous passons une grande partie de notre journée à ne pas être à notre meilleur niveau de performance.

Le cas des e-mails

Les e-mails sont l’une des principales sources d’interruptions dans notre travail. Chaque fois que nous recevons un e-mail, nous sommes tentés de le lire immédiatement, même si ce n’est pas urgent.

Cela peut nous déconcentrer de notre tâche en cours et nous faire perdre du temps précieux. De plus, répondre aux e-mails peut prendre du temps et nous empêcher de nous concentrer sur des tâches plus importantes.

Le rythme des interactions : un indicateur de performance trompeur

Dans de nombreux cabinets, le rythme des interactions est considéré comme un indicateur de performance. On pense souvent que la personne qui échange le plus d’e-mails avec ses collègues est la plus productive.

Cependant, cette croyance est erronée. Comme nous l’avons vu, les interruptions fréquentes nuisent à la concentration et à la productivité.

Il est donc important de ne pas confondre activité et efficacité. Une personne qui passe son temps à répondre aux e-mails n’est pas nécessairement la plus productive.

Solutions pour limiter les interruptions par les e-mails

Voici quelques conseils pour limiter les interruptions par les e-mails et améliorer votre productivité :

• Définissez des plages horaires pour consulter vos e-mails. Ne laissez pas les e-mails dicter votre emploi du temps. Définissez des moments précis de la journée où vous consulterez vos e-mails et y répondrez. En dehors de ces plages horaires, évitez de regarder votre boîte de réception.
• Utilisez un outil de gestion des e-mails. Un outil de gestion des e-mails peut vous aider à organiser vos e-mails, à filtrer les messages non importants et à vous concentrer sur les messages urgents.
• Désactivez les notifications par e-mail. Les notifications par e-mail peuvent vous distraire et vous empêcher de vous concentrer. Désactivez les notifications par e-mail sur votre ordinateur et votre téléphone.
• Informez vos collègues de vos plages horaires pour consulter vos e-mails. Vos collègues sauront ainsi quand vous êtes disponible pour répondre aux e-mails et ne vous dérangeront pas en dehors de ces plages horaires.
• Apprenez à dire non. N’acceptez pas toutes les demandes qui vous sont envoyées par e-mail. Si une demande n’est pas urgente ou importante, vous pouvez la refuser ou la reporter à une date ultérieure.

Choisir une adresse e-mail professionnelle pour votre cabinet d’avocat

L’adresse e-mail est la première impression que vous donnez à vos clients et à vos partenaires. Il est donc important de choisir une adresse professionnelle qui reflète votre image et votre sérieux.

Pourquoi utiliser une adresse e-mail professionnelle ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez utiliser une adresse e-mail professionnelle pour votre cabinet d’avocat :

• Pour des raisons d’image: Une adresse e-mail gratuite comme « [adresse e-mail supprimée] » peut paraître non professionnelle et nuire à votre crédibilité. Une adresse e-mail professionnelle comme « [adresse e-mail supprimée] » est plus élégante et inspire confiance.
• Pour des raisons de sécurité: Les adresses e-mails gratuites sont souvent victimes de spam et de piratage. Une adresse e-mail professionnelle est généralement plus sécurisée et vous permet de protéger vos données confidentielles.
• Pour des raisons de déontologie: En tant qu’avocat, vous êtes tenu de respecter le secret professionnel. Une adresse e-mail professionnelle vous permet de mieux protéger les informations confidentielles de vos clients.

Comment choisir une adresse e-mail professionnelle ?

Voici quelques conseils pour choisir une adresse e-mail professionnelle pour votre cabinet d’avocat :

• Utilisez un nom de domaine personnalisé: C’est la meilleure solution pour avoir une adresse e-mail professionnelle qui reflète vraiment votre identité. Vous pouvez acheter un nom de domaine pour quelques euros par an chez un registrar de noms de domaine.
• Choisissez une adresse simple et facile à retenir: Votre adresse e-mail doit être facile à communiquer à vos clients et à vos partenaires. Évitez les adresses trop longues ou compliquées.
• Utilisez votre nom ou le nom de votre cabinet: Vous pouvez utiliser votre nom, votre prénom, le nom de votre cabinet ou une combinaison des deux. Par exemple, prénom@nomducabinet ou prénom-nom@nomducabinet-avocat.
• Pensez à la prononciation: Votre adresse e-mail doit être facile à prononcer au téléphone. Évitez les adresses trop compliquées.

Deux options s’offrent à vous :

• Créer votre propre nom de domaine et adresse e-mail: C’est la solution la plus flexible et vous permet de personnaliser votre adresse e-mail comme vous le souhaitez.
• Utiliser les adresses e-mails fournies par le CNB: Depuis février 2024, le Conseil National des Barreaux (CNB) propose aux avocats des adresses e-mails de type « @avocat.fr ». Cette solution est simple et gratuite, mais elle est moins personnalisable que la création de votre propre nom de domaine.

Pourquoi bien choisir l’objet de vos emails ?

L’objet d’un e-mail : la clé pour une messagerie efficace

Saviez-vous que l’objet d’un e-mail est l’un des éléments les plus importants pour sa réussite ? En effet, c’est la première chose que vos destinataires verront.

Un objet clair et précis : la clé pour capter l’attention

Les messages sans objet, avec des re-re-re-re… et autres devraient être bannis

Un objet clair et précis est essentiel pour capter l’attention de vos destinataires et les inciter à ouvrir votre e-mail. Voici quelques conseils pour rédiger un objet efficace :

• Soyez concis: L’objet d’un e-mail ne doit pas dépasser 50 caractères.
• Utilisez des mots-clés: Choisissez des mots-clés qui reflètent le contenu de votre message.
• Soyez précis: Évitez les titres vagues ou génériques.
• Créez un sentiment d’urgence: Si votre message est urgent, n’hésitez pas à le mentionner dans l’objet.

Exemples d’objets efficaces:

• « Compte-rendu réunion du 15 avril »
• « Action requise : Validation du xx »

L’objet d’un e-mail : un outil pour une messagerie mieux organisée

Un objet bien choisi vous permettra également de mieux organiser votre messagerie. En effet, en utilisant des objets clairs et précis, vous pourrez facilement retrouver les e-mails dont vous avez besoin.

Voici quelques conseils pour organiser votre messagerie à l’aide des objets :

• Créez des dossiers pour les différents types d’e-mails que vous recevez. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour les e-mails liés à un projet spécifique, un dossier pour les communications avec un client particulier, etc.
• Utilisez des filtres pour trier vos e-mails en fonction de l’objet. Par exemple, vous pouvez créer un filtre pour déplacer tous les e-mails avec un objet spécifique vers un dossier particulier.

En prenant quelques secondes pour rédiger un objet clair et précis, vous pouvez améliorer considérablement l’efficacité de votre messagerie. Vous gagnerez du temps, vous serez plus organisé et vous augmenterez vos chances que vos messages soient lus.

Méthode bonus : par exemple pour demander l’avis de votre équipe ou de vos clients, avoir du feedback

Créer un questionnaire pour mon cabinet et l’envoyer par email

Découvrez en moins de 4 minutes comment créer facilement un questionnaire, un sondage, depuis l’outil Forms (outil Office 365) ou même depuis un email dans Outlook.

Astuce outil pour avocat : Modèle de message Outlook

Je vous partage une astuce très utile, notamment disponible dans Outlook Office 365 : Les Modèles.

On ne va pas se mentir : on écrit souvent des messages récurrents. On utilise les mêmes tournures, les mêmes phrases.
Par exemple pour le flux administratif et financier : envoi de convention d’honoraire, de facture, de relances.
Mais aussi sur le fond : en judiciaire pour informer le client etc.

Jusqu’à récemment la pratique courante était soit de retaper à chaque fois, soit de créer des signatures intégrant du texte avant votre nom, coordonnées etc.

Désormais il est possible d’aller plus loin, et c’est nettement plus pratique à l’usage.

Créer son modèle de message dans Outlook

Pour cela cliquez sur nouveau courrier. Puis aller à droite sur message, afficher les modèles.

Vous pouvez ainsi créer vos propres modèles

Pour créer un modèle il suffit de cliquer sur le +. C’est très simple à mettre en place, très simple à utiliser.

Petite astuce supplémentaire, très simple mais super pratique :

Ajouter dans la barre d’accès rapide.

Comme pour tout outil que vous allez utiliser fréquemment, pour limiter la navigation dans les menus, n’hésitez pas à faire un clic droit sur le menu puis ajouter à la barre d’outils Accès rapide.

Ainsi dans la barre bleue tout en haut, vous aurez les fonctions les plus utilisées en accès direct.

Grâce à ces deux astuces on limite au maximum le nombre de clics et de manipulations manuelles !

Retrouvez nos autres astuces pour améliorer votre production

Découvrir le cours en elearning pour devenir un avocat efficace avec les emails

Pour aller plus loin : avec Laurène Harache , consultante et psychologue du travail, nous avons travaillé sur une méthodologie pour vous , les avocats, qui va vous aider à bien gérer votre flux d’e-mails.

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De quoi allons nous parler ?

• Les risques sur l’activité
• Les bonnes pratiques collectives
• Bien rédiger son email
• Le travail collaboratif
• Les bonnes pratiques individuelles
• Conclusion

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