Astuce outil : Modèle de message Outlook

Je vous partage aujourd’hui une astuce très utile, notamment disponible dans Outlook Office 365 : Les Modèles.

On ne va pas se mentir : on écrit souvent des messages récurrents. On utilise les mêmes tournures, les mêmes phrases.
Par exemple pour le flux administratif et financier : envoi de convention d’honoraire, de facture, de relances.
Mais aussi sur le fond : en judiciaire pour informer le client etc.

Jusqu’à récemment la pratique courante était soit de retaper à chaque fois, soit de créer des signatures intégrant du texte avant votre nom, coordonnées etc.

Désormais il est possible d’aller plus loin, et c’est nettement plus pratique à l’usage.

Pour cela cliquez sur nouveau courrier. Puis aller à droite sur message, afficher les modèles.

Vous pouvez ainsi créer vos propres modèles

Mes modèles dans Outlook Office

Pour créer un modèle il suffit de cliquer sur le +. C’est très simple à mettre en place, très simple à utiliser.

Petite astuce supplémentaire, très simple mais super pratique :

Ajouter dans la barre d’accès rapide.

Comme pour tout outil que vous allez utiliser fréquemment, pour limiter la navigation dans les menus, n’hésitez pas à faire un clic droit sur le menu puis ajouter à la barre d’outils Accès rapide.

Ainsi dans la barre bleue tout en haut, vous aurez les fonctions les plus utilisées en accès direct.

Grâce à ces deux astuces on limite au maximum le nombre de clics et de manipulations manuelles !

Barre d'outils accès rapide Outlook Office

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🤔 Principe de Pareto 80/20

Avez-vous déjà entendu parler du principe de Pareto, aussi appelé règle des 80/20 ? 👇

Ce principe a été découvert par un économiste Italien nommé Pareto au début du 20è siècle.
Il a découvert une règle universelle, qui s’applique à de nombreuses choses ! Et les professionnels du droit ne font pas défaut. 😉

Par exemple :
– 20% des clients d’un cabinet d’avocats génèrent 80% du chiffre d’affaires, 💰
– 20% des clients amènent 80% des problèmes, ❌
– 20% de nos amis nous amènent 80% de bonheur. 🤸‍♀️
Le ratio n’est pas toujours 80/20, ça peut-être 70/30 ou 85/15, c’est surtout le principe qu’il faut retenir : le fait qu’une minorité de causes engendre un maximum d’effets.

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