Facilaw utilise depuis quelques temps de nouveaux outils, notamment pour son site internet, pour accroître la communication, et tenter de vous simplifier les choses. L’occasion de vous partager ces informations !

L’outil de la semaine est Booking, pour permettre à vos contacts de prendre rdv directement en ligne. 

Vous trouvez pratique de prendre rendez vous facilement avec votre médecin, alors pourquoi ne pas offrir cette possibilité à vos prospects ou clients ? Cela évite les nombreux échanges pour fixer un rendez vous, et fait donc gagner du temps à tout le monde !

Booking est un outil Microsoft, compris dans la suite Office 365.

En effet comme de nombreux cabinets d’avocats ou professions juridiques,  j’utilise la suite Office. Utiliser cet outil intégré dans l’offre permet de ne rien payer en plus de l’abonnement Office 365 habituel.

https://products.office.com/fr-fr/business/scheduling-and-booking-app

Cet outil est facile à paramétrer. 

Directement connecté à l’agenda Outlook il propose vos créneaux horaires disponibles, et bloque ceux déjà pris en fonction des rdv déjà notés sur votre agenda, sans divulguer aucune autre information bien entendu. 

Quelques caractéristiques :

  • On peut proposer plusieurs types de rdv (téléphonique, visioconférence ou physique par exemple, avec des durées qui varient).
  • On peut choisir les plages horaires sur lesquelles on travaille, ou des plages horaires sur lesquelles on ne souhaite jamais être disponible.
  • On peut choisir de bloquer des créneaux plus longs que la réalité pour tenir compte du temps de trajet.
  • Cet outil s’adapte très bien à une équipe car il permet, depuis une seule adresse de réservation, d’avoir accès aux différents agendas des membres.
  • Il est très facile d’ajouter cela sur son site internet ou tout autre support (signature d’email…).
  • Le lien de réservation peut aussi simplement être transmis par email ou tout autre moyen.
  • Les participants reçoivent des confirmations que l’on peut paramétrer, par exemple au moment de la prise du rdv mais aussi la veille.
  • En cas de choix de l’option visioconférence (réunion en ligne) alors le lien de visioconférence Teams est automatiquement généré et transmis aux participants.
  • Les rendez-vous pris ainsi sont automatiquement notés dans votre agenda.

 

Ce qui pourrait être amélioré selon moi :

En fonction du lieu du rdv pouvoir calculer un temps de trajet, même approximatif, par exemple depuis Maps ou des transports en commun, pour bloquer une plage horaire plus fine. En effet le temps de déplacement ne sera pas le même selon que le lieu de rdv est à Rennes ou à Paris !

 

Astuce :

Comment contourner cela ? personnellement lorsque je note un rdv dans mon agenda j’intègre automatiquement le temps de trajet dans la plage horaire bloquée et je note l’heure réelle du rdv dans le libellé.

Et pour les plus avertis il semblerait que l’on puisse automatiser avec Power Automate, mais je dois avouer n’avoir pas réussi lors de mon premier essai.

 

 Vous voulez en savoir plus ? Alors n’hésitez pas à prendre rdv avec moi via mon agenda en ligne 😉

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