Prendre le temps de faire autre chose que du droit… est-ce une perte ou un investissement ?

 

Parfois, même souvent, nous sommes tellement occupés, que nous ne prenons pas le temps d’apporter de petits changements qui pourraient améliorer notre vie, notre travail, de façon considérable. Ce type de raisonnement n’est-il pas une vision à très court terme ?

 

Et si on arrêtait les « tout le monde fait comme ça« , ou sa variante en interne « on a toujours fait comme ça » ?

 

Je ne crois pas que la profession d’avocat soit vouée à disparaître comme cela peut parfois être prédit (avec l’intelligence artificielle…), je pense par contre que les tâches à faible valeur ajoutée doivent être optimisées, pour que les avocats puissent se concentrer sur ce qui fait leur force, leur vraie valeur ajoutée !

 

Alors oui changer peut effectivement demander du temps au départ, mais souvent lorsqu’on s’y atèle il s’avère que les bénéfices et les gains financiers sont largement supérieurs. On a tendance à voir cela comme du temps perdu, voyons plutôt cela comme un investissement ! « Perdre » du temps aujourd’hui pour potentiellement en gagner (beaucoup) demain.

 

Comme on peut le voir, par exemple, dans l’illustration ci-dessous si on fait une tâche une fois par jour, et qu’on passe 30 secondes sur cette tâche à chaque fois, alors au bout de cinq ans on aura économisé 12 heures en la résolvant. Alors imaginons si on le fait pour de nombreuses tâches du quotidien !

tableau temps à optimiser une routine et temps économisé, par Facilaw Combien de temps peut on économiser sur 5 ans ?[/caption]

Un exemple très concret : tamponner des pièces dans une procédure judiciaire. On pourrait bien sûr trouver de nombreux autres exemples pour du conseil.Les pièces sont souvent reçues par voie électronique (RPVA…)

 

1. Vérifier qu’on a toutes les pièces
2. Lancer l’impression de chaque pièce, souvent une par une
3. Aller au copieur, attendre que ça sorte puis récupérer les impressions (en espérant qu’il n’y ait pas de bourrage)
4. Vérifier que toutes les pièces sont complètes
5. Prendre le tampon des pièces pour les tamponner individuellement
6. La procédure étant souvent dématérialisée –> re-scanner les pièces !
7. Intégrer les pièces numérotées en informatique
8. Envoyer

 

Et c’est sans parler du coût de l’impression, de la perte de qualité des documents, des erreurs, de l’impact environnemental avec les impressions, du bordereau à faire souvent à la main…

 

Si on prend le temps de repenser cela, ce que bien sûr certains cabinets ont déjà fait :

 

1. Vérifier qu’on a toutes les pièces
2. Tamponner en quelques clics via un outil numérique
3. Idéalement l’outil enregistre la nouvelle version puis génère le bordereau de façon automatique
4. Vérifier rapidement (surtout les premières fois, ensuite lorsqu’on sait que c’est fiable c’est vraiment rapide) et envoyer.

 

L’idée est donc d’optimiser des tâches quotidiennes, sans réelle valeur ajoutée, pour libérer du temps à ce qui est vraiment utile et à forte valeur : stratégie, etc. Si on passe moins de temps sur des tâches du quotidien on peut produire plus, et donc être plus rentables !

 

Ok mais alors comment faire ? Voici quelques exemples de méthodes qui peuvent être mises en place.

 

Rien de numérique dans ces exemples, plutôt des méthodes, des bonnes pratiques. Le numérique viendra, si nécessaire, dans un second temps. N’oublions pas que l’informatique est un outil, pas une fin en soi, même si on a parfois tendance à l’oublier.

 

KAIZEN

 

Connaissez vous la méthode KAIZEN ? « Kai » voulant dire changement, « Zen » voulant dire bon, meilleur.

 

En d’autres termes comment faire de l’amélioration continue, un peu tous les jours. Cette méthode japonaise permet de faire de grandes choses, avec la technique un petit pas chaque jour.
Les cabinets qui sont passés par une certification, Iso 9001 par exemple, reconnaîtront dans la démarche un certain nombre d’éléments connus.

 

L’idée est donc de décomposer un objectif ambitieux en petites tâches plus faciles à réaliser. De l’amélioration continue, quotidienne, pour arriver à de grands objectifs.

 

Quel que soit le niveau de notre organisation on peut toujours s’améliorer. L’idée est de remettre en question certaines pratiques.

 

Quelques points d’attention pour y parvenir :

 

• Ne pas viser la perfection. Cet objectif serait impossible à atteindre. Prenons plutôt comme objectif « better a job done than a perfect job« .
• Ne pas régler les symptômes mais chercher la réelle cause des problèmes.
• Ne pas attendre que les choses empirent pour commencer à traiter.
• Embarquer les équipes, impliquer tout le monde, de la direction aux assistantes, il est essentiel que chacun soit partie prenante.

 

OK voilà pour quelques principes mais concrètement… ?

 

OUTILS

 

Voici quelques méthodes que l’on peut mettre en place, je les présente brièvement :

 

Méthode PDCA ou roue de Deming :

 

Plan pour planifier, analyser, chercher les causes.
Do pour faire, on identifie des solutions et on les met en œuvre.
Check on vérifie les résultats, on mesure et évalue.
Act on ajuste… et on repart sur un autre cycle de PDCA.
Cela forme un cercle vertueux. Simple mais redoutable d’efficacité.

 

Méthode Cinq Pourquoi :

 

L’idée consiste à poser 5 fois la question pourquoi, pour déterminer la cause réelle d’un problème.

 

Par exemple X s’est blessé en portant un dossier papier. En demandant 5 fois pourquoi on peut trouver la cause réelle, et ébaucher des solutions.
En d’autres termes cela reviendrait à :
1 – que se passe-t-il ?
2 – pourquoi cela est arrivé ?
3 – transformer la cause de la réponse deux en nouveau « pourquoi ? »
4 – renouveler l’étape 3 autant que nécessaire pour arriver à la cause réelle (cinq fois selon la règle).
5 – proposer des solutions.

 

Il faut veiller à rester factuel, ne pas faire de déduction ou supposition. Et enfin il faut rester centré sur des points que l’on peut contrôler.

 

QQOQCP :

 

On peut utiliser cette autre méthode pour de la résolution de problème.
Le principe est de poser plusieurs questions :
Quoi : quoi, avec quoi, …
Qui : qui, pour qui, avec qui, pour le compte de qui…
: où, venant d’où…
Quand : à partir de quand, jusqu’à, tous les…
Comment : quelle méthode, de quelle façon, dans quelles conditions… mais aussi combien : combien de temps, combien d’argent…
Pourquoi ou pour quoi : but, motif, objectif, cause…

 

Méthode Kanban

 

Le Kanban est une méthode de management visuel.
Cette méthode est souvent appliquée dans les sociétés informatiques qui font de l’agilité. Mais on peut facilement l’appliquer dans les cabinets d’avocats ou autres professions juridiques, pour le suivi des projets par exemple.

 

On peut le faire dans les locaux, physiquement sur un mur ou un tableau avec des post-it, ou bien via des outils numériques de type Trello (alternative qui peut être utile en cas de mobilité par exemple).

 

L’idée est d’avoir plusieurs colonnes, par exemple quatre colonnes qui seraient A faire – En cours – Fait – A vérifier.
Dans chaque colonne on va insérer une carte, souvent un post-it, représentant la tâche à faire. Le déplacement dans le tableau correspond à son avancement.

 

L’objectif est simple : visualiser le flux de travail et son avancement. Mais aussi limiter les tâches en-cours, travailler de façon collaborative…

 

Pour un bon fonctionnement n’hésitez pas à déterminer, comme pour toute méthode, des règles communes (quand on déplace, qui fait quoi, qui anime, nombre maximum de de cartes…), éventuellement une légende.

 

Bloquer des créneaux

 

Enfin, pour terminer, une méthode simple mais très efficace pour pouvoir progresser : bloquer des plages horaires dans l’agenda. Si vous voulez « prendre le temps d’investir » dans vos méthodes et outils, ne vous laissez plus déborder, sanctuarisez un créneau horaire dans votre agenda pour travailler dessus. En effet ce n’est pas une baguette magique, il faut INVESTIR du temps pour votre succès. Votre rentabilité future en dépend !

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