Les données, aussi appelées data, ou encore or noir, précieuses et sous exploitées dans les cabinets d’avocats !
Découvrez comment mesurer, analyser et améliorer les performances de votre cabinet d’avocats, avec des outils de datavisualisation
Les professions juridiques sont souvent perçues comme étant à l’opposé du monde des chiffres. Cependant, qu’en serait-il si ces deux domaines étaient fusionnés pour favoriser l’amélioration, tant au service des clients que du bien-être des équipes ?
L’expertise juridique d’un avocat, acquise lors de ses études universitaires et de son parcours à l’école d’avocats, est indéniable. Cependant, la réussite dans la pratique du droit ne dépend pas uniquement de ces compétences académiques. La capacité d’un cabinet à produire efficacement, à gérer ses coûts et à promouvoir ses services est tout aussi cruciale.
Alors, quel est le lien avec les données, également appelées « data » ? Les données sont essentielles pour éclairer les décisions, même dans le domaine juridique. Un cabinet d’avocats ne peut pas se permettre de fonctionner uniquement sur l’intuition.
Pour savoir où nous allons, il est crucial de savoir où nous en sommes actuellement. C’est là que l’importance de la collecte et de l’analyse des données entre en jeu. En comprenant et en mesurant notre situation actuelle, nous pouvons évaluer nos progrès et ajuster nos stratégies d’amélioration en conséquence.
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Pourquoi la mesure est-elle importante pour mon cabinet d’avocat ?
Les professions juridiques sont souvent perçues comme éloignées des données chiffrées. Pourtant, combiner les deux pourrait conduire à des améliorations significatives, tant pour les clients que pour le bien-être des équipes.
Prenons par exemple un cabinet d’avocats, bien que cette réflexion s’applique également aux études de notaires ou d’huissiers.
Un avocat est un spécialiste du droit, formé à l’université puis à l’école d’avocats pour exceller dans son domaine.
Cependant, la réussite ne repose pas uniquement sur la qualité de la formation académique, car un avocat n’apprend pas nécessairement à gérer un cabinet ou à développer des compétences commerciales. En outre, la réussite dépend également de la capacité du cabinet à produire efficacement et à promouvoir ses services à moindre coût.
Quel est le lien avec les données, également connues sous le nom de « data » ? Vous pourriez vous demander.
Les données sont essentielles pour prendre des décisions, et les professionnels du droit ne font pas exception. Un cabinet d’avocats ne peut pas être géré uniquement sur l’intuition.
Pour savoir où l’on va, il est nécessaire de savoir où l’on se trouve actuellement.
Cela implique de comprendre et de mesurer les progrès réalisés lorsqu’une démarche d’amélioration est entreprise.
William Thomson
« Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer »
Les données sont omniprésentes, n’est-ce pas ? Elles résident dans les dossiers clients, sur Internet, dans nos pensées, sur nos téléphones, dans la comptabilité, et même dans la marque de notre café préféré !
Les données existent sous différentes formes et il peut parfois être difficile de les exploiter pleinement.
Quoi mesurer exactement dans un cabinet d’avocat ?
Une fois que nous avons identifié les données à exploiter, que faisons-nous concrètement avec elles ?
L’objectif de l’exploitation de ces données est l’amélioration, et surtout la prise de conscience de cette amélioration. Pour ce faire, il est crucial de déterminer ce qui nous fera progresser.
Parlons d’indicateurs. Ils permettent de créer des tableaux de bord, passant ainsi d’une gestion basée sur des perceptions et des intuitions à une gestion basée sur des données fiables. On passe ainsi du « je ressens » au « je sais ».
Cependant, il y a deux risques majeurs auxquels un cabinet peut être confronté lorsqu’il tente de piloter et d’exploiter les données :
- La difficulté à maintenir une utilisation constante dans le temps.
- Le risque de vouloir mesurer trop d’indicateurs, ce qui peut conduire à perdre de vue l’objectif initial.
La solution réside alors dans le concept de « North Star Metric » : quelle métrique permet de mesurer objectivement la véritable valeur que votre service apporte à vos clients ?
Pour un avocat, cela pourrait être :
- Le montant économisé par les clients grâce à leurs actions.
- Les implications financières des contrats ou du conseil en général.
- Les économies réalisées par les clients (indemnités demandées par rapport aux indemnités réellement payées).
- Le pourcentage de dossiers de conseil se transformant en contentieux.
Toutes ces idées mettent en valeur les compétences de l’avocat. Cependant, le temps nécessaire au traitement d’un dossier est souvent considérable.
Les mesures peuvent donc être assez éloignées les unes des autres et ne permettent pas toujours d’actions correctives immédiates.
En outre, il n’y a pas seulement des avocats travaillant sur les dossiers. Au-delà des fonctions, ce sont surtout des êtres humains qui collaborent dans un même but : répondre aux besoins des clients.
Dans ce contexte, pourquoi ne pas adopter comme « North Star Metric » le taux de satisfaction client ? En y réfléchissant, cet indicateur englobe toutes les dimensions du cabinet :
- Sur le fond, cela implique de travailler sur plusieurs aspects : la relation client, la clarté du langage, la communication, la production des dossiers, la facturation, les résultats, etc.
- Sur la forme, cela nécessite la mise en place de questionnaires (qualitatifs / quantitatifs) et le suivi des résultats. C’est un reflet global de l’activité du cabinet, y compris des fonctions de soutien.
Le bien-être et la reconnaissance de toutes les fonctions peuvent être intégrés : des associés aux collaborateurs, en passant par les assistants, les fonctions de soutien et les stagiaires. Cela se reflétera dans l’ambiance lors de la rencontre avec un client. Et surtout ? Cela améliorera l’engagement ! Avec peu de rotations du personnel (et les économies qui en découlent), vos clients auront des interlocuteurs fiables, à plein régime.
Une bonne communication au sein du cabinet signifie que les informations circulent facilement d’une personne à l’autre, évitant ainsi au client de devoir répéter des détails déjà communiqués. Cela contribue à informer efficacement le client.
Quant aux compétences et à la veille des avocats, ils sont essentiels pour assurer des conseils de qualité et une stratégie efficace.
Et que se passe-t-il lorsque le client est satisfait ? Il reste fidèle et peut même recommander vos services ! En résultat ? Une amélioration du chiffre d’affaires !
Revenons un instant sur les questionnaires clients. Comme mentionné précédemment, ils peuvent être qualitatifs et quantitatifs.
Voici quelques types de questions possibles :
- Des mesures, les plus simples à exploiter :
- Qu’avez-vous pensé de… ?
- Recommanderiez-vous nos services… ? Cette question, également appelée « Net Promoter Score », vous permettra de mesurer les détracteurs, les passifs et les promoteurs – très intéressant !
- Pour éviter que tous les répondants ne donnent une note moyenne, optez plutôt pour une échelle à nombre pair, ce qui oblige à prendre position.
- Des questions ouvertes :
- Qu’est-ce qui vous a le plus plu ? Le moins plu ?
Enfin, pour éviter de devoir traiter manuellement les réponses, privilégiez autant que possible les questionnaires numériques.
Pour en discuter directement ?
Comment mesurer efficacement les données pour mon cabinet d’avocat ?
Souvent, la première pensée qui vient à l’esprit pour construire des tableaux de bord et mesurer des indicateurs est d’utiliser un simple classeur Excel.
Admettons-le, un tableau brut ne donnera pas vraiment envie d’explorer son contenu.
Heureusement, avec les progrès technologiques, la datavisualisation est devenue une option ! Il existe plusieurs outils sur le marché, et dans cet article, nous avons choisi de vous présenter Power BI Desktop de Microsoft.
Power BI offre un moyen de prise de décision assistée par les données. Il permet de donner du sens aux chiffres.
L’objectif ? Power BI améliore le pilotage en facilitant la prise de décision basée sur des données concrètes.
Le concept est de présenter les informations les plus pertinentes pour atteindre les objectifs fixés.
Concrètement, cela simplifie la création de tableaux de bord et de rapports. À partir de vos données, vous pouvez générer des visuels colorés et convaincants pour remplacer les simples listes et tableaux.
En effet, Power BI permet une présentation cohérente, interactive et partagée via le cloud Office 365. Vous pouvez l’intégrer à Teams ou à d’autres outils de la suite Office.
Quelle est la différence avec Excel ? Elle est significative :
- Sources de données variées : Power BI peut récupérer des données de nombreuses sources. Par exemple, vous pouvez combiner des données provenant d’un site web, d’un fichier Excel et des résultats en ligne d’une campagne par e-mail.
- Mise à jour automatique des rapports.
- Plus de choix en termes de graphiques et d’autres visualisations.
- Interaction avancée : en survolant un point, par exemple, vous pouvez afficher les détails.
- Partage simple, via un portail dédié. En résumé, Power BI offre un écosystème complet. Le bémol ? Tout comme Excel, Power BI nécessite un apprentissage pour construire des tableaux de bord adaptés.
Il existe plusieurs niveaux d’expertise à considérer :
- La construction des tableaux de bord, qui requiert un niveau d’expertise avancé.
- L’actualisation des données.
- L’utilisation des tableaux de bord par l’utilisateur final. Versions et prix :
- La version complète de Power BI intègre Power Query et Power View. Cette version est payante.
- La version Power BI Desktop est plus simple, permettant la visualisation et la mise en forme des tableaux conçus avec Power BI. Elle est gratuite. Selon vos besoins, cette version peut suffire. N’hésitez pas à explorer cet outil performant.
Les chiffres ne sont pas à craindre, ils peuvent vraiment vous aider à améliorer vos performances et votre tranquillité d’esprit. Alors, profitez des outils disponibles pour gagner en efficacité !
Pour en savoir plus : découvrez notre guide pratique sur les mesures et indicateurs