Sujet hautement d’actualité au lendemain des annonces gouvernementales avec la pandémie de coronavirus : le télétravail. Cet article faisait partie de ma liste de sujet à traiter, disons que les dernières nouvelles le font remonter en haut de la liste.
Certains d’entre vous avaient peut-être anticipé une situation de ce type, par exemple au travers d’un Plan de Continuité de l’activité (« PCA »), mais pour beaucoup il va falloir composer avec la situation.
Commençons par un chiffre, une réalité hors pandémie bien entendu : 61 % des salariés aimeraient télétravailler, hors ce n’est une réalité que pour 17 % d’entre eux (source https://travail-emploi.gouv.fr/).
Professionnels du droit, avez-vous déjà entendu parler du principe d’effectuation ? J’y reviendrai en détail dans un autre article, en attendant un principe de l’effectuation est « Si la vie vous donne des citrons, faîtes en de la limonade et vendez-la« . Partant de ce principe il faut savoir tirer partie des surprises. Alors ok là on va être dans la galère, on ne va pas se mentir, par exemple faire du télétravail et garder des enfants cela ne va pas être une partie de plaisir. Néanmoins pourquoi ne pas essayer d’en tirer un point positif et en profiter pour lancer la démarche du télétravail ?
Vous trouverez ci-dessous des conseils pour la mise en œuvre pratique, très pragmatique, pour pouvoir continuer à produire, à communiquer… Il s’agit d’un mélange de méthodes organisationnelles et d’outils.
Pour les conseils liés aux mesures gouvernementales et autres vous trouverez de nombreuses ressources sur Internet, ce n’est pas l’objet de mon propos.
Où télétravailler ?
La réponse la plus connue est à domicile. C’est d’ailleurs celle qui va s’appliquer en cette période de Covid-19.
En temps normal on peut aussi travailler dans des tiers lieux.
- Par exemple des espaces de coworking. Ces espaces de travail partagés permettent de faire du réseau, de changer d’environnement, de s’ouvrir tout simplement.
- Dans des lieux intermédiaires de type aéroport, café…
Quelques précautions d’usage à respecter, pour des raisons de confidentialité, dans les tiers lieux :
- Avoir un espace confidentiel pour téléphoner, ou alors il faut pouvoir ne passer que des appels non sensibles à ces moments là.
- Adopter un filtre d’écran de confidentialité. Nous avons tous déjà connu des trajets (train…) où on pouvait apercevoir les informations confidentielles du voisin, évitons cela simplement en adoptant le filtre de confidentialité pour écran. Ainsi vous pourrez voir votre écran car vous serez en face, mais les autres ne le pourront pas. Ce filtre se retire lorsqu’il n’est plus utile.
- Limiter autant que possible la connexion sur wifi ouvert, passer plutôt par un accès 3G, un partage de connexion depuis le téléphone, VPN…
Comment télétravailler ?
Si vous n’avez jamais télétravaillé ou pensé le faire (et donc mené cette réflexion) le télétravail se décrète difficilement du jour au lendemain. Il nécessite une organisation et des outils adaptés.
En effet si votre ordinateur est fixe, les logiciels sur le serveur au bout du couloir au cabinet et accessibles uniquement en local, les dossiers principalement en papier… les choses vont s’avérer assez complexes à mettre en œuvre du jour au lendemain, il va falloir « bricoler » (tout en faisant attention à la sécurité des données etc.)
Du côté du travailleur quelques bonnes pratiques pour faciliter le télétravail, y compris en pandémie :
- Se donner des horaires de travail.
- Se mettre en condition de travail :
- on s’habille,
- on ne se met pas devant la télé et on ne lance pas de machine à laver,
- On essaie de s’aménager un espace propice au travail,
- On fixe des règles avec la famille présente,
- Si on a une équipe on fait régulièrement le point, par téléphone ou visio par exemple…
Quelques règles pour mettre en place le travail, en période normale :
- On le fait idéalement de manière progressive, par exemple en démarrant par une journée par semaine. Je ne crois pas ou peu au télétravail permanent, en effet il ne faut pas sous-estimer la dimension collective du travail, on a besoin de se rencontrer, de collaborer, de créer du lien…
- Le management doit aussi être adapté au télétravail : La confiance est essentielle. Il faut en effet passer d’un management par le contrôle à un management par objectif.
- Enfin, cela nécessite une autonomie suffisante, peut être aussi une certaine ancienneté pour bien appréhender le fonctionnement du cabinet.
Les outils ?
Les outils doivent être pensés pour le télétravail, la mobilité. Quelques conseils que vous pouvez particulièrement appliquer pendant cette pandémie.
Si vous avez un ordinateur portable, des logiciels sur internet et des dossiers dématérialisés alors pas de difficulté technique majeure.
Bureautique
Astuce : Vous utilisez la suite Office 365 ? Alors vous avez le droit à l’installation sur 5 appareils, n’hésitez pas à installer la suite Office sur votre ordinateur à la maison pour retrouver au moins votre environnement Word, Excel, Outlook… Vous avez besoin pour cela des codes de votre compte Microsoft.
Ensuite il ne faut pas confondre télétravail et isolement ! Il est nécessaire de mettre en place des outils de communication alternatifs : messagerie instantanée (chat), visioconférence, réunion en ligne…
Visioconférence
Vous n’avez jamais utilisé la visioconférence ? C’est peut être l’occasion de démarrer.
Il existe de nombreux services, on peut citer par exemple Skype et Teams de Microsoft, Zoom…
Personnellement j’aime bien Teams. Pourquoi ? Il fait le lien avec mon agenda dans Outlook, on peut flouter l’arrière plan ce qui peut être plutôt pratique lorsqu’on travaille de la maison, on peut facilement partager des documents, le destinataire peut participer sans installer l’application mais simplement en cliquant sur un lien reçu par email et via une page web…
Idéalement essayez d’avoir un casque avec un micro, le son sera nettement meilleur.
Messagerie instantanée.
Les plus connues en entreprise sont Slack (gratuit jusqu’à 10.000 messages) ou (là encore) Teams de la suite Office par Microsoft..
Quel avantage par rapport à une messagerie mail ? Il y en a plusieurs, voici une courte liste :
- Les messages sont classés par thèmes (des canaux dans Teams, des chaînes dans Slack). On peut donc retrouver l’historique.
- On rejoint seulement les groupes qui nous concernent, divers niveaux de confidentialité sont possibles.
- On échange en temps réel.
- On peut même ouvrir certains aux clients ou au tiers.
Microsoft a annoncé mettre à disposition Teams pendant cette épidémie de Covid https://www.pcworld.com/article/3530374/microsofts-solution-for-covid-19-is-a-free-teams-subscription-for-six-months.html.
Les réunions
Pour les réunions il y a bien sûr la visioconférence, avec partage de document, mais pour réellement collaborer vous pouvez en profiter pour tester un outil comme Klaxoon qui a annoncé proposer 3 mois d’essai gratuit à son outil (avec accompagnement) https://klaxoon.com/fr/
Téléphone
Une question peut demeurer : comment faire pour le téléphone ? Plusieurs pistes, si personne ne reste dans les locaux :
- Faire un message vocal, éventuellement avec un numéro de téléphone portable pour les urgences,
- Certains standards téléphoniques permettent de faire un renvoi des appels,
- Le standard externalisé : des standardistes externes qui prennent vos appels, en décrochant au nom de votre cabinet, et vous envoient ensuite un message.
Pour ceux qui n’avaient pas mis en place de solution technique pour travailler à distance je vous donne néanmoins quelques conseils spécifiques télétravail forcé pendant la pandémie :
- N’hésitez pas à commencer par prendre une feuille blanche et écrire comment vous allez travailler avec votre équipe et vos interlocuteurs durant cette période : les documents, l’agenda, … Essayez de mettre en place des règles communes. Cela évitera par exemple que chacun ait des documents différents de son côté, la reprise sera facilité.
- Attention au partage de document via les messageries personnelles (Gmail etc.), en terme de confidentialité.
- Attention également aux clés USB qui peuvent être mises sur des ordinateurs non sécurisés et qui pourraient être vecteurs de malwares, virus.
–> Peut être plutôt mettre en place, par exemple, un drive sécurisé pour pouvoir collaborer durant cette période ?
Scan
Besoin de scanner un document ? Vous pouvez utiliser une application pour smartphone. Personnellement j’utilise Office Lens (gratuit) qui permet de transformer un téléphone en scan de poche. Cette application est gratuite et permet notamment de redresser, recadrer puis convertir dans divers formats dont le PDF.
Goulot d’étranglement pendant la pandémie
Déjà cette semaine, alors que la fermeture d’écoles ne concernait que certains secteurs, quelques services sur internet se sont trouvés débordés, on peut par exemple citer Framatalk, la visio par Framasoft, qui s’est retrouvé beaucoup plus utilisé qu’en période normale, et qui a donc eu du mal à suivre au niveau puissance des serveurs https://status.framasoft.org/incident/592.
Espérons également que les connexions internet de nos domiciles vont permettre que chacun puisse travailler en même temps que les voisins, nos accès ne sont pas nécessairement dimensionnés pour cela. Bref espérons que de manière générale les infrastructures pourront passer le cap.
Conseil pratique : utiliser d’abord la connexion ethernet (filaire) si vous en avez, ensuite wifi, et en dernier recours 3G/4G. Vous pouvez consulter le guide de l’ARCEP pour optimiser votre connexeion.
Pour conclure
Bien entendu il ne s’agit là que de conseils, et la liste est non-exhaustive ! Il existe de nombreux autres outils, ceux que je cite sont seulement ceux que j’utilise dans mon quotidien, je tiens à préciser que je n’ai pas d’action à parler d’un outil plus que d’un autre 😉
Allez bon courage, la période s’annonce complexe, mais avec de l’organisation et des bonnes pratiques on va y arriver !
A lire aussi : article avec des ressources pour occuper les enfants
EDIT 6 avril 2020 : Avec d’autres membres de l’incubateur du barreau de Rennes nous avons réalisé un guide, à destination des avocats, avec des outils et conseils pour travailler à distance. Bonne lecture !
