Temps de travail d’un avocat. Découvrez des lois de gestion du temps et des conseils pour une gestion optimisée.
Dans le monde du droit, où les dossiers s’empilent et les deadlines se précipitent, la notion de temps semble se distordre. L’avocat se retrouve souvent pris dans une course contre la montre, luttant pour concilier les urgences du présent avec les exigences du futur, tentant de distinguer dans le brouillard ce qui est important et ce qui est urgent.
La gestion du temps selon Wikipedia ?
Mais qu’en est-il de la nature profonde du temps ? Comment un avocat peut-il apprivoiser cette ressource précieuse ?
Pas le temps de lire ? Besoin de mettre en pratique tout de suite ? parlons-en !
Le temps de travail d’un avocat selon la mythologie grecque
Loin d’être une simple mesure linéaire, le temps se décline en trois dimensions distinctes, chacune offrant une perspective unique à l’avocat :
1. Chronos : votre allié pour la planification et l’organisation.
Chronos, c’est le temps que nous connaissons tous, celui des montres et des calendriers. C’est le chef d’orchestre qui donne le rythme aux journées, les découpant en mesures précises : secondes, minutes, heures. Il est indispensable pour planifier, organiser et respecter les deadlines.
2. Kairos : vous guide vers les décisions justes et les actions opportunes.
Kairos, en revanche, est le temps de l’instant présent. Avec Kairos vous ne mesurez pas le temps avec votre montre, mais avec votre ressenti. Et celui-ci peut énormément varier selon vos expériences, vos activités et les saisons de votre vie. Pour l’avocat, Kairos signifie être à l’écoute de son intuition, savoir identifier les moments propices pour agir et s’adapter aux circonstances changeantes.
3. Aion : vous donne la force de persévérer et de relativiser les obstacles.
Aion, enfin, représente le temps cyclique, celui des saisons, des marées et des grands cycles en général. Pour l’avocat, Aion invite à prendre du recul, à se projeter dans le long terme et à relativiser les difficultés passagères.
Un avocat accompli est celui qui sait jongler avec ces trois dimensions temporelles. Il utilise Chronos pour organiser son travail, Kairos pour saisir les opportunités et Aion pour garder une perspective sereine. En harmonisant ces trois voix, l’avocat trouve l’équilibre entre efficacité, intuition et sagesse, les clés d’une pratique juridique d’excellence.
Pourquoi la gestion du temps de travail est-elle vitale pour les avocats ?
Le cri du lapin dans Alice au pays des merveilles résonne souvent dans les cabinets d’avocats : « Je n’ai pas le temps ! ». Perdus dans un labyrinthe de dossiers urgents, de deadlines implacables et de sollicitations incessantes, les avocats se battent constamment contre la montre, comme si le temps filait entre leurs doigts.
Pourtant, la gestion du temps n’est pas une option pour l’avocat, c’est une nécessité. Loin d’être un simple luxe, c’est l’outil fondamental qui lui permet de :
- Reprendre le contrôle de son quotidien et sortir du sentiment d’urgence permanent.
- Optimiser son efficacité en se concentrant sur les tâches essentielles et en éliminant les distractions chronophages.
- Améliorer la qualité de son travail en consacrant le temps nécessaire à chaque dossier et en évitant les travaux bâclés sous la pression du temps.
- Renforcer la satisfaction des clients en étant plus disponible et réactif à leurs demandes.
- Réduire le stress et préserver son bien-être mental en trouvant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
- Développer son cabinet en consacrant du temps à la prospection, au marketing et à la stratégie de développement.
Le métier d’avocat est intrinsèquement chronophage. Entre les recherches juridiques complexes, les rédactions de pièces volumineuses, les consultations avec les clients et les audiences au tribunal, le temps est une denrée rare et précieuse.
De plus, les avocats sont souvent confrontés à de nombreuses distractions qui viennent grignoter leur temps productif : appels téléphoniques intempestifs, emails incessants, interruptions des collaborateurs, recherches internet interminables… Sans une gestion rigoureuse, ces interruptions peuvent facilement dérailler l’avocat et l’empêcher d’accomplir ses tâches prioritaires.
La clé pour une gestion du temps réussie réside dans la prise de conscience.
L’avocat doit d’abord identifier où passe son temps. Il doit analyser ses journées, noter ses activités et comprendre quelles tâches lui prennent le plus de temps et quelle est leur valeur ajoutée.
Ensuite, il peut mettre en place des stratégies pour optimiser son utilisation du temps. Cela peut inclure la délégation de tâches, la définition de plages horaires dédiées à des tâches spécifiques, l’utilisation d’outils de gestion du temps et la limitation des distractions.
Mesurer son temps en cabinet d’avocats, c’est passer de « je sens » à « je sais »
Avant de pouvoir optimiser son temps, l’avocat doit d’abord identifier les fuites qui le privent de sa précieuse ressource. Il s’agit de déterminer précisément où son temps est gaspillé, c’est-à-dire les activités non productives ou peu rentables qui l’empêchent de se concentrer sur les tâches essentielles.
En multipliant le temps perdu par son taux horaire réel, l’avocat peut mesurer l’impact financier de ses mauvaises habitudes de gestion du temps. Cela permet de concrétiser les enjeux et de motiver l’avocat à prendre des mesures pour améliorer son efficacité.
En quantifiant son temps, l’avocat passe de l’intuition à la connaissance précise. Il ne se contente plus de ressentir qu’il manque de temps, il sait exactement où il va et comment il peut l’optimiser.
Cette prise de conscience lui permet de :
- Analyser et évaluer son efficacité en identifiant les domaines où il perd le plus de temps et ceux où il est le plus productif.
- Identifier les points d’amélioration et mettre en place des stratégies ciblées pour gagner en efficacité.
- Savoir si son forfait est rentable et ajuster ses tarifs en conséquence.
- Justifier ses tarifs en cas de contestation, en s’appuyant sur des données concrètes et mesurables.
- Planifier son travail de manière plus efficace et réaliste.
- Mesurer ses progrès et suivre l’évolution de son efficacité dans le temps.
Les lois du temps au service du temps de travail de l’avocat
Heureusement, l’avocat n’est pas seul face à la gestion du temps. De nombreuses lois et principes ont été élaborés pour l’aider à optimiser son utilisation. Parmi les plus importantes, on peut citer :
Loi de Pareto (80/20) :
20% de nos activités produisent 80%.
Concrètement ? 🧐
Une petite partie (20%) des activités réalisées dans la journée produisent la plus grande partie des résultats (80%). Au contraire,
La majorité des activités réalisées ne produisent que peu de résultats.
Deux exemples :
1 – être trop perfectionniste ne produit que peu de résultats. Attention, il ne s’agit pas non plus de bâcler son travail ! 😉
2 – peut-être que 20 % de vos clients vous apportent 80 % de votre chiffres d’affaires ?
💡Quelques conseils pour plus de productivité :
– Vous pourriez consacrer 10 minutes chaque matin à la planification et à la préparation d’une journée de travail réussie de huit heures, au lieu de gaspiller votre journée à faire de petites tâches sans importance et surtout de les faire à moitié.
– Apprenez à dire non aux choses non essentielles et essayez de les déléguer.
– Concentrez-vous sur le cœur de votre métier et évitez de vous concentrer sur les tâches non essentielles.
Loi de Parkinson :
Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps.
Concrètement ?🧐
Peu importe la tâche que l’on doit accomplir, cette tâche prendra le temps que l’on a pour la réaliser. Par exemple, si le délai fixé pour la réalisation d’une tâche est de 2 semaines, le collaborateur mettra 2 semaines à la réaliser. Cependant, si la même tâche a un délai de 5 semaines, elle sera réalisée en 5 semaines !
💡Quelques conseils pour ne pas étirer le temps à l’infini :
▪️ Estimez le temps de réalisation juste d’une tâche. N’oubliez pas, ce n’est pas le temps passé sur la tâche qui compte, c’est la qualité du travail effectué ! 😉
▪️ Si la tâche est longue, réalisez un retro-planning afin de se fixer de petits objectifs et de visualiser l’avancée de la tâche. Cela vous permettra aussi de ne pas commencer trop tard.
▪️ Si la tâche à réaliser est une tâche pénible, fixez-vous un temps précis (1 heure par exemple) afin d’y passer le moins de temps possible.
▪️ Arrêtez de procrastiner et ne repoussez pas les échéances des tâches pénibles et/ou stressantes, commencez par les réaliser. Vous pourrez ensuite vous concentrer sur les tâches moins pénibles !
Loi de Fraisse :
Avez vous déjà entendu parler de la loi de Fraisse ? 1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure !
OK mais concrètement ? 🧐
Plus ce qu’on fait est intéressant, plus le temps passe vite.
Exemple : une activité qui nous passionne, du temps avec des amis proches… A contrario essayez de mettre une main sur le feu, une minute peut sembler très long 😉
💡Quelques conseils pour utiliser son temps efficacement :
▪️ Alternez les tâches négatives, positives et neutres afin de n’en laisser aucune de côté.
▪️ Commencez :
– par ce que vous n’aimez pas faire, cela vous apportera la satisfaction de l’avoir fait.
– ou commencez par les tâches à forte valeur ajoutée.
Loi d’Illich :
Au-delà d’un certain seuil de travail l’activité décroit.
Concrètement ? 🧐
Plus on travaille longtemps, plus la productivité décroit.
Notre attention se dégrade à partir de 90 minutes environ. On parle de « Seuil de Productivité Négative ». On enchaîne alors les erreurs et travaillons moins rapidement.
Par exemple, vous avez peut-être remarqué qu’en fin de journée vous commencez à vous emmêler les pinceaux ? 🖌
💡Quelques conseils pour rester productif tout au long de la journée :
▪️ Faites des pauses. Prenez le temps de faire une pause d’environ 10 minutes toutes les 1h30.
▪️ Planifiez des pauses lorsque vous enchaînez les réunions durant plusieurs heures (ce qui est d’ailleurs clairement à éviter).
▪️ Écoutez-vous. Prenez du temps pour vous quand vous en ressentez le besoin. Il vaut mieux s’arrêter et reprendre plus tard lorsque vous serez reposés.
Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher :
Il existe des rythmes biologiques qui influencent notre productivité.
Concrètement ? 🧐
Chaque être humain possède son propre rythme biologique qui varie selon l’alimentation, les saisons ou encore la météo. L’heure de la journée est aussi un critère déterminant car chaque personne a un rythme différent. Ainsi, on sait si on est plus du matin ou du soir.
Par exemple, nous sommes plus fatigués après le repas car notre corps a besoin de beaucoup d’énergie pour digérer et notre cerveau a donc moins d’énergie à sa disposition.
💡Quelques conseils pour être productif toute l’année :
▪️ Prenez en compte votre rythme biologique. Si vous avez des horaires flexibles, profitez-en pour travailler aux heures durant lesquelles vous êtes le plus productif. Par exemple, si vous êtes plutôt du soir, ne mettez pas votre réveil trop tôt et travaillez plus tard le soir.
▪️ Faites des pauses de temps en temps pour boire ou manger quelque chose si vous sentez que vous en avez besoin. Allez prendre l’air !
Loi de Douglas :
Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires.
Concrètement ? 🧐
Lorsque l’on a beaucoup de place sur son bureau, on a tendance à utiliser tout l’espace disponible. Résultat, le bureau est encombré, on ne retrouve plus ses affaires et on perd du temps.
Par exemple, nous avons tous déjà passé 30 minutes à chercher un dossier important et urgent partout dans notre bureau. C’est du temps que nous aurions pu utiliser pour faire autre chose, s’il était rangé correctement.
💡Quelques conseils pour rester organisés :
▪️ Rangez votre bureau après chaque journée de travail, et rangez chaque chose après l’avoir utilisé. C’est ce qu’on apprend aux enfants : avant de sortir un nouveau jeu on range le précédent, pourquoi ne pas nous l’appliquer aussi ?
▪️ Numérisez un maximum de document afin de les centraliser dans un disque dur et réduire le nombre de documents et dossiers présents dans votre bureau.
▪️ Faites du tri régulièrement.
Loi de Carlson :
Faire un travail de façon continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois.
Concrètement ? 🧐
Lorsqu’une personne est souvent dérangée dans son travail, elle est moins productive. En moyenne, une personne est dérangée toutes les 12 minutes.
Par exemple, avez-vous déjà été dérangé lorsque vous réalisiez une tâche importante et ne saviez ensuite plus où vous en étiez ?
💡Quelques conseils pour éviter les coupures :
▪️ Mettez-vous dans votre bulle, par exemple en fermant simplement la porte de votre bureau, et pourquoi pas télé-travailler lorsque vous devez rester concentré ?
▪️ Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois. Vous serez concentré sur une seule chose et serez plus efficace. Le fait que les femmes sont multi-tâches c’est un mythe sachez le 😉
▪️ Ne regardez pas vos mails trop souvent. Cela vous déconcentre et vous aurez envie d’y répondre. Coupez les notifications puis ne regarder vos mails que 3-4 fois par jour.
Loi de Murphy :
Toute chose prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu.
Concrètement ? 🧐
Rien ne se passe jamais comme prévu. Lorsque l’on met en œuvre un projet, on risque de faire face à des aléas et à des imprévus.
Par exemple un client qui se manifeste à la dernière minute alors que vous deviez conclure, le logiciel qui ne fonctionne plus lorsque vous êtes pressés…
💡Quelques conseils pour ne pas être dépassés par les imprévus :
▪️ Faites un retro-planning afin d’organiser les différentes tâches du projet, en prévoyant des dates butoirs plus longues que nécessaire, afin d’être sûrs de ne pas prendre de retard.
▪️ Anticiper les risques au maximum. Même si vous ne pouvez pas tout prévoir, cela vous permettra de limiter ces risques.
▪️ Préparez-vous mentalement à faire face aux aléas afin de limiter l’impact de ces derniers sur vous.
Maîtrisez votre temps de travail en tant qu’avocat
En conclusion, la gestion du temps n’est pas un luxe pour l’avocat, c’est une nécessité. C’est l’outil indispensable qui lui permet de concilier ses obligations professionnelles, sa vie personnelle et ses aspirations à long terme.
En apprenant à gérer son temps efficacement, l’avocat peut :
- Augmenter sa productivité et sa rentabilité
- Améliorer la qualité de son travail et la satisfaction de ses clients
- Réduire son stress et préserver son bien-être
- Trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
- Développer son cabinet et atteindre ses objectifs
Alors, qu’attendez-vous pour prendre le contrôle de votre temps ?
Vous pouvez agir dès aujourd’hui en :
- Mettant en place des processus et des outils de gestion du temps adaptés à votre façon de travailler.
- Identifiant vos fuites de temps et en prenant des mesures pour les corriger.
- Planifiant votre travail de manière efficace et réaliste.
- Déléguant ou externalisant certaines tâches.
- Prenant des pauses régulières et en prenant soin de votre santé physique et mentale.